Dans un environnement économique de plus en plus concurrentiel et marqué par des consommateurs plus exigeants que jamais, les PME (petites et moyennes entreprises) font face à de multiples défis. Elles doivent optimiser la gestion de leur activité si elles veulent rester compétitives et prospères dans un tel contexte. Il est aussi de leur intérêt d’améliorer leur productivité, de réduire au strict minimum leurs coûts et de s’aligner en permanence sur les attentes de la clientèle. C’est là que l’ERP (Enterprise Resource Planning) ou PGI (Progiciel de Gestion Intégrée) doit intervenir.

PME : l’importance d’utiliser les outils digitaux à votre disposition

Dans le contexte actuel marqué par la digitalisation galopante de l’économie, les outils numériques sont devenus indispensables pour toute entreprise. Les PME ne font pas exception, au vu des nombreux challenges auxquels elles sont confrontées. Si vous dirigez une PME, notez que ces outils vous permettront de simplifier, d’automatiser, de sécuriser et de rationaliser vos processus. Ajoutez à ces avantages l’amélioration de votre rentabilité, tant à court qu’à moyen et à long terme. Grâce à ces solutions digitales, vous bénécifiez d’un gain de temps indéniable en minimisant l’intervention humaine dans les tâches chronophages, fastidieuses et répétitives. Vous pouvez ainsi octroyer davantage de temps à toutes vos missions stratégiques, ce qui permettra à votre PME d’atteindre son plein potentiel.

Miser sur le digital, c’est aussi l’assurance de minimiser les erreurs, les non-conformités et les risques liés aux saisies manuelles ainsi qu’aux documents papier, qui pourraient en effet induire de lourdes conséquences. Les outils numériques permettent en outre la centralisation et la mise en harmonie des informations au sein de votre PME. Ils facilitent également la collaboration et la communication entre les différents départements. Ces solutions améliorent aussi bien la traçabilité que le contrôle des activités. Elles permettent enfin à vos collaborateurs d’accéder aux données en temps réel, où qu’ils soient et peu importe le terminal qu’ils utilisent. Cela facilite considérablement l’accessibilité et la mobilité. Le confort de travail et l’expérience de tout votre personnel s’améliorent, ce qui ne manquera pas d’améliorer votre productivité.

Les outils digitaux vous permettent également d’analyser efficacement les performances de votre structure au travers de KPIs (Key Performance Indicators) pertinents et d’identifier les axes d’amélioration. Ils peuvent vous aider à prendre des décisions éclairées quant au pilotage de votre activité.

En quoi consiste un ERP ?

Parmi les solutions numériques disponibles actuellement, l’ERP se distingue par le fait qu’il est un outil de gestion tout-en-un. C’est un système informatique conçu et développé pour vous permettre de gagner en efficacité et en agilité dans le pilotage de votre PME. Cet outil regroupe un panel élargi de modules interconnectés qui vous donnent la possibilité de gérer de façon centralisée tous vos processus opérationnels. Par exemple, grâce à Microsoft Business Central, le progiciel de gestion intégrée de Microsoft, de nombreuses fonctionnalités vous facilitent le quotidien. Les principales sont les suivantes :

  • la gestion des finances,
  • la gestion des achats et des stocks,
  • la gestion des projets,
  • la gestion de production,
  • la gestion des services,
  • la gestion marketing
  • la gestion de la vente.
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Certains ERP sont à même d’intervenir dans les opérations s’articulant autour de la paie et de la fonction RH. Quoi qu’il en soit, un ERP unifie les flux de fonctionnement de votre PME ainsi que l’ensemble de vos données dans une seule et même base. L’ERP devient commun à tous les services de votre entreprise une fois implémenté. Il se place au cœur des missions de chaque collaborateur ainsi que de vos objectifs. Il facilite aussi la communication avec d’autres ressources qui constituent votre parc informatique.

Outils digitaux PME

Quel type de logiciel ERP choisir pour une gestion facilitée de votre entreprise ?

Pour que l’ERP puisse vous permettre de libérer tout le potentiel de votre PME, il doit être conçu spécialement pour les petites et moyennes entreprises. Il doit se prêter aux besoins de votre structure et aux exigences de votre secteur. Il faut également qu’il réponde à votre personnalité organisationnelle en s’alignant sur les spécificités de votre entité. Un PGI répondant à ces critères ne risque pas d’être sous-dimensionné ou surdimensionné. Il met à votre disposition tous les modules qui répondent à vos besoins immédiats et à moyen terme, tout en étant exempté de fonctions superflues.

Le caractère « user friendly » est la prochaine caractéristique que vous devez rechercher dans ce genre de logiciel. Autrement dit, votre ERP doit être facile à prendre en main et permettre à chaque utilisateur de profiter de ses modules de façon simple et intuitive. Il doit garantir une expérience utilisateur distinctive, personnalisée et infaillible. Votre progiciel de gestion intégrée doit en plus être aussi évolutif que flexible, tout en étant à la pointe de l’innovation. Il est impératif qu’il garantisse une gestion efficace et fluide des flux d’informations entre tous les services de votre PME, sans oublier leur traçabilité et leur sécurité. Veillez également à ce que l’outil soit compatible avec votre système d’information et rentre dans votre budget. Dans tous les cas, vous avez le choix entre les PGI cloud et les ERP on-premise.

PGI cloud : de quoi parle-t-on ?

Ces logiciels sont immédiatement disponibles et fonctionnels, car ils ne nécessitent aucune installation. Ils s’inscrivent dans la catégorie des logiciels en tant que service ou SaaS (Softwares as a Services) et sont, à ce titre, accessibles via internet. Avec eux, vous réduisez les coûts initiaux et de maintenance puisque c’est leur fournisseur qui se charge de l’hébergement, des actualisations, de l’entretien et de la sécurité. Les ERP cloud facilitent la mobilité au sein de votre PME, ce qui est non négligeable si vous avez des travailleurs nomades dans votre équipe. Ils offrent aussi à vos données un environnement hautement sécurisé, tout en permettant aux utilisateurs de tirer parti d’une technologie de pointe. Les mêmes outils offrent une plus grande flexibilité et une meilleure adaptabilité aux besoins et aux évolutions du marché. La raison est qu’ils sont constamment mis à jour et peuvent être personnalisés selon vos préférences. Les PGI cloud sont particulièrement adaptés aux entités qui sont en quête d’agilité et de flexibilité, qui veulent maîtriser le plus possible les coûts ou qui désirent bénéficier des dernières innovations technologiques.

Qu’en est-il des ERP on-premise ?

Ces outils sont installés sur les serveurs de votre entreprise et présentent plusieurs avantages :

  • contrôle total sur les données et sur l’environnement de travail,
  • personnalisation plus poussée,
  • indépendance vis-à-vis des fournisseurs.
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Certains bémols existent cependant : coût initial relativement élevé, mise à jour complexe, accessibilité moindre… Les ERP on-premise sont préconisés si vous disposez d’un parc informatique suffisant ou si vos besoins en matière de gestion sont très spécifiques. Ils ne manqueront pas de faire votre bonheur si vous désirez garder la maîtrise totale de votre outil.

ERP pour PME

Comment mettre en œuvre un système ERP au sein de votre société ?

Il convient dans un premier temps de faire un bilan de vos besoins, de vos attentes, de vos objectifs et de vos contraintes par rapport au PGI. Vient ensuite la définition du périmètre de votre projet : modules, processus, données, utilisateurs concernés, budget, etc. Vous devez par la même occasion monter une équipe compétente et pluridisciplinaire qui se chargera de piloter la mise en place du système au sein de votre organisation. Après tout cela, vous pourrez procéder à l’établissement d’un cahier des charges.

L’étape suivante s’articule autour du choix du fournisseur. Il est question de soumettre votre brief à plusieurs intégrateurs et éditeurs d’ERP pour qu’ils puissent vous orienter chacun vers la solution la plus pertinente. Prenez le temps d’évaluer en profondeur et de tester les différents logiciels ainsi proposés, car c’est ce qui vous permettra de trouver la perle rare.

Lors de l’étape qui suit, vous devez mettre en production le PGI que vous aurez choisi parmi les différentes propositions reçues. Cela passe par son implémentation dans votre parc informatique, son paramétrage, la migration des données existantes, les tests, ainsi que le déploiement technique du système. Une fois votre nouvel ERP déployé, vous devez former les différents utilisateurs de sorte qu’ils puissent l’adopter rapidement, facilement, efficacement et en exploiter toute la puissance. L’apprentissage peut se faire de manière individuelle ou collective, en présentiel ou en ligne.

Évaluez régulièrement les performances de votre outil informatique

Ça y est, la mise en œuvre de votre progiciel de gestion intégrée au sein de votre PME s’est déroulée comme prévu. Il vous revient par la suite d’en évaluer les performances à travers un certain nombre de KPIs. Parmi ces derniers, on note la disponibilité de l’ERP, sa conformité aux exigences techniques et fonctionnelles définies en amont, son efficience par rapport aux ressources consommées et la satisfaction des utilisateurs.

Pour évaluer ces métriques, vous pouvez avoir recours à des outils de mesures comme les enquêtes, les sondages, les statistiques, les tableaux de bord… N’hésitez pas à interroger directement les utilisateurs du PGI pour obtenir leurs commentaires. Après, il ne vous reste plus qu’à vous baser sur les données issues de votre évaluation pour mettre en place un plan d’amélioration. Le diagnostic des performances de votre ERP doit se faire à une cadence régulière. Ainsi, vous pourrez apporter des ajustements en cours de route et vous assurer que le système est toujours conforme aux exigences de votre PME.

Mise en oeuvre ERP PME

Utilisez les données de votre ERP pour améliorer votre prise de décisions

Un progiciel de gestion intégrée met à votre disposition des puissants outils vous permettant d’exploiter toutes les données qui y sont centralisées. On note tout d’abord le reporting : le système produit des rapports synthétiques présentant l’état des KPIs de votre PME. Vous pouvez les exploiter pour suivre en temps réel l’évolution de vos objectifs, pour mesurer vos résultats et pour évaluer vos performances. Un ERP est aussi à même de générer des dashboards qui synthétisent les informations essentielles autour de votre entreprise. Ces tableaux vous donnent un aperçu détaillé de la santé de votre PME, vous permettent d’identifier à temps les anomalies et les opportunités et de choisir les mesures préventives ou correctives à mettre en œuvre.

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Notez qu’un PGI peut s’appuyer sur l’intelligence artificielle et utiliser des techniques statistiques en vue de mener des analyses prédictives à partir de données historiques et actuelles. Ainsi, il peut en déduire des scénarios, des tendances ou des recommandations pour le futur. Grâce à ces analyses, vous pouvez anticiper les évolutions du secteur, vous donner les moyens d’optimiser vos stratégies et de simuler les impacts de vos décisions. Par conséquent, un ERP vous fait profiter d’un environnement favorable aux prises de décisions opérationnelles ou stratégiques. Il représente à ce titre un allié précieux pour le pilotage de votre entité.

Logiciel ERP : l’importance de rester à jour pour le développement de votre entreprise

Les PGI évoluent constamment afin de s’aligner sur les exigences et les besoins changeants du marché. Il est donc de votre intérêt de garder le vôtre à jour pour que vous puissiez rester agile, profiter pleinement de tous les avantages de l’outil et l’utiliser en toute sécurité. Faire l’impasse sur les mises à jour peut entraîner des incompatibilités, des problèmes de sécurité ainsi qu’une obsolescence prématurée pouvant vous handicaper sérieusement.

Pensez à suivre de plus près les nouvelles versions, les nouvelles fonctions et les corrections de bugs de votre ERP. Pour ce faire, il vous suffit de consulter le site internet du fournisseur. Vous pouvez également souscrire un contrat de maintenance pour profiter d’une certaine tranquillité d’esprit. En l’occurrence, votre fournisseur s’engage à maintenir votre progiciel de gestion intégrée jusqu’à l’échéance de l’engagement. Cela inclut les opérations de prévention, de modification, de correction et d’évolution du logiciel. La maintenance peut être réalisée par un intégrateur, par un éditeur ou par les deux à la fois.

Vous pouvez aussi faire le choix de faire expertiser régulièrement votre ERP par un expert indépendant. Ce dernier va l’auditer en vue d’évaluer son adéquation avec les besoins actuels et futurs de votre PME. Ce diagnostic vous permettra d’identifier les faiblesses et les points forts de votre PGI. Vous pouvez vous baser sur les informations issues de cet audit pour établir un plan d’action visant à améliorer l’utilisation et l’efficacité de la solution, mais aussi pour prévoir les évolutions nécessaires.

Progiciel de gestion intégrée pour PME

PME : d’autres solutions pour optimiser la gestion de votre entreprise

Hormis l’ERP, il existe d’autres solutions vous permettant d’optimiser et de rendre plus agile la gestion de votre PME. On peut citer le CRM (Customer Relationship Management) qui regroupe en son sein un ensemble de fonctions permettant une gestion efficace et intelligente de la relation client. Un tel logiciel centralise toutes les données relatives aux clients et prospects, tout en vous donnant la possibilité de les actualiser en temps réel. Il permet en outre la création et le suivi de campagnes de prospection, d’acquisition et de fidélisation. Un CRM vous aide aussi à suivre de plus près votre pipeline de ventes et automatise les tâches répétitives et chronophages au moyen de workflows personnalisés. Nous pouvons ajouter à tout cela l’analyse de l’efficacité des forces de vente, de l’équipe marketing et du support client.

Un logiciel GED (gestion électronique des documents) peut également vous être d’une grande aide. C’est un outil collaboratif dont le rôle gravite autour de la dématérialisation des informations et des documents au sein de votre PME. Grâce à cet outil, vos processus de gestion informationnelle et documentaire se rationalisent.

Si vous avez adopté une stratégie data-driven, il est de votre intérêt de vous équiper d’un logiciel BI (Business Intelligence). Une telle solution met à votre disposition tout ce dont vous avez besoin pour prendre des décisions aussi rapides que judicieuses : data mining, data visualization, analytique métier, etc. Elle vous permet de collecter des données issues de différentes sources (ERP, CRM…) pour ensuite les mettre en ordre, les analyser, les sécuriser et les transformer en informations utiles dans le cadre de vos prises de décision.

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