Automatiser sa gestion de recouvrement, comment ça marche ?

Le recouvrement est une activité essentielle pour les entreprises qui consentent un certain délai de paiement à leurs clients. C’est ce processus qui va leur permettre de bénéficier du paiement des créances commerciales à la date d’échéance prévue dans les contrats. Il s’effectue en deux phases. La première, dite amiable, consiste à relancer les clients par différents moyens et à leur proposer des solutions de paiement adaptées. La seconde intervient au cas où la première aurait échoué. Il s’agit du recours judiciaire qui requiert l’intervention d’un huissier ou d’un juge afin de contraindre les clients douteux à payer. Une gestion de recouvrement bien ficelée permet aux entreprises d’optimiser leur besoin en fonds de roulement et, in fine, leur trésorerie. La même opération améliore leur rentabilité et leur donne la possibilité d’entretenir de bonnes relations commerciales avec leurs clients. Dans ce dossier, nous ferons le point sur l’automatisation de la gestion de recouvrement.

Les systèmes de recouvrement automatisé

Ce sont des outils informatiques conçus pour simplifier et accélérer le recouvrement des créances. Ils permettent la gestion automatisée du processus, depuis la détection des factures non réglées à la clôture du dossier, en passant par les relances.

Ces dispositifs s’appuient sur des algorithmes ainsi que des règles métier. Cela leur permet de définir intelligemment les actions à mettre en œuvre en fonction du profil et du comportement de chaque client. Les systèmes peuvent par exemple envoyer des rappels par SMS ou par e-mail, relancer les débiteurs par téléphone… On peut aussi citer la proposition de solutions de paiements adaptées, le transfert des dossiers aux avocats ou aux huissiers…

Les systèmes de recouvrement automatisé sont généralement intégrés à l’ERP ou au logiciel de facturation des entreprises. Ainsi, ces dernières peuvent accéder facilement aux données relatives au poste client et mettre à jour les informations en temps réel.

Quels sont les avantages des systèmes de gestion automatisée ?

L’automatisation permet aux entités de repenser la gestion du recouvrement en vue de le rendre le plus efficace et le plus agile possible. La réduction des délais de paiement est son premier avantage. En envoyant des rappels personnalisés et automatiques, les entreprises se permettent d’obtenir le paiement des factures dans les délais impartis. Le risque de retard de paiement voire de non-paiement s’en trouve réduit et la trésorerie s’optimise par la même occasion.

En automatisant les tâches chronophages et répétitives, les structures libèrent du temps et des ressources pour leurs équipes. Ces dernières peuvent alors se focaliser sur les cas les plus complexes ou ceux qui doivent être traités en priorité. Elles ont ainsi la possibilité d’atteindre leur plein potentiel. L’automatisation peut par ailleurs se traduire par la réduction des frais liés aux courriers, aux appels téléphoniques, aux interventions des prestataires externes. Cela dit, elle permet aux entreprises de minimiser les coûts de recouvrement.

Les systèmes de recouvrement automatisé permettent en outre l’adoption d’une approche respectueuse et personnalisée. Ainsi, les entités s’évitent de froisser ou de perdre leurs clients, qui pourraient avoir des difficultés de paiement involontaires ou passagères. Elles peuvent alors maintenir une bonne image, entretenir une relation saine durable avec leur clientèle et fidéliser cette dernière.

En disposant d’un système de reporting et de suivi, les entreprises peuvent mesurer en temps réel l’efficacité de leurs actions de recouvrement. Elles peuvent identifier chaque point d’amélioration et ajuster les paramètres de leur dispositif en fonction des résultats obtenus. Ainsi, ces organisations peuvent se donner les moyens d’optimiser constamment leur stratégie de recouvrement. Elles auront en plus à leur disposition de précieuses informations qui les aiguilleront dans la prise de décisions stratégiques.

Les composantes d’un CRM de recouvrement efficace

Un logiciel CRM (Customer Relationship Management) est un outil complet qui regroupe en son sein un panel de modules interconnectés. Ces derniers visent à rendre plus simple et plus intelligente la gestion de la relation client. La solution permettant la centralisation et la mise à jour en temps réel des informations relatives aux clients et aux prospects.

Nous pouvons y ajouter la segmentation des contacts commerciaux, l’établissement ainsi que le suivi des campagnes de prospection, d’acquisition et de fidélisation. Le même outil permet aux entreprises de suivre efficacement leur pipeline de vente, d’évaluer leur équipe marketing, leurs forces de ventes et le service client. Qui plus est, il peut traduire les reportings et les tableaux en données stratégiques.

Un CRM peut intervenir dans le processus de recouvrement des entreprises. Pour que cela soit possible, il doit inclure un certain nombre de composantes. Citons d’abord le module de segmentation qui permet le classement des clients en fonction de critères tels que :

• le montant de la facture,
• le délai de paiement,
• le secteur d’activité,
• la solvabilité,
• le comportement de paiement…

Grâce à celui-ci, les entreprises peuvent définir des scénarios de recouvrement adaptés à chaque typologie de clients, et de définir des messages personnalisés. Un CRM doit par ailleurs intégrer un module de communication efficace. Les entités peuvent en profiter pour communiquer avec leur clientèle via différents canaux : e-mail, SMS, courrier, téléphone… La même composante leur permet en plus de programmer les relances, de proposer des solutions de paiement en ligne…

Un outil de gestion client doit par ailleurs embarquer un module de gestion des litiges. Il permet le traitement des réclamations et des contestations émanant des clients. Les entreprises peuvent alors vérifier la validité des factures, apporter les preuves nécessaires, proposer des gestes commerciaux adaptés… Elles peuvent gérer les cas de fraude ou d’insolvabilité en faisant parvenir les dossiers aux organismes compétents.

Le module de reporting est aussi indispensable, car il permet le suivi des KPI de recouvrement (taux de recouvrement, délai moyen de paiement, coût moyen de recouvrement…). Notons ensuite l’établissement de rapports détaillés, la visualisation des données sous forme de graphiques ou de tableaux de bord…

Comment ces systèmes interagissent-ils avec votre base de données ?

Les dispositifs de recouvrement automatisé doivent interagir avec la base de données des entreprises. Cette interaction leur permet d’accéder à toutes les données autour des clients et des factures :

• nom,
• adresse,
• numéro de téléphone,
• adresse e-mail,
• numéro de facture,
• montant,
• date d’échéance,
• statut de paiement…

Ces renseignements sont indispensables pour identifier les factures en attente de paiement et pour contacter les clients concernés. Les systèmes d’automatisation peuvent en plus modifier les informations centralisées au sein de la base de données. Cette modification se fait en fonction des opérations réalisées, des réponses reçues… Les dispositifs peuvent par exemple modifier le statut de paiement d’une facture, ajouter un commentaire, enregistrer un paiement, clore un dossier… En actualisant les données concernées, ils maintiennent aussi bien leur cohérence que leur fiabilité, tout en facilitant le suivi des données.

Les systèmes de recouvrement automatisé peuvent synchroniser les données avec celles d’autres logiciels. Parmi ces derniers, on peut citer le logiciel de facturation, l’ERP, le logiciel de comptabilité… Cela permet d’éviter les erreurs, les doublons et les incohérences, mais aussi de garantir la conformité des informations.

Conseils pour améliorer l’efficacité de votre recouvrement automatisé

Il faut dans un premier temps jouer la carte de l’anticipation. Les entreprises doivent s’interdire d’attendre l’échéance des factures avant d’entamer leur recouvrement. Il faudra transmettre des messages préventifs à chaque débiteur. Le but est de lui rappeler les conditions de paiement, les modalités de règlement, les pénalités… Les entités peuvent aussi demander la confirmation de la réception et de la conformité des factures, de signaler toute anomalie… Ces messages leur permettent de minimiser les risques de litige et d’inciter les débiteurs à payer à temps.

Il est par ailleurs conseillé de personnaliser le recouvrement en profil du profil et du comportement de chaque client. Il convient d’utiliser le canal, le contenu et le ton les plus appropriés afin de créer une relation de respect et de confiance. Les entreprises doivent aussi faire preuve de flexibilité et de compréhension en proposant des modes de paiement adaptés. Parmi ceux-ci, les débiteurs peuvent trouver l’option qui leur convient le mieux. Il faut en outre suivre et analyser minutieusement les résultats via les outils de suivi et de reporting. Ainsi, les entreprises peuvent ajuster leurs paramètres, leurs scénarios et leurs messages pour améliorer constamment leur performance de recouvrement.