Signer un document reçu par mail et le renvoyer : comment faire ?

Dans une ère totalement numérique, le mail est l’un des outils de communication les plus populaires dans le monde professionnel. Dans les entreprises, les mails contiennent en général des informations précieuses et doivent donc être sécurisés. Ils doivent être également adaptés pour les échanges dans le cadre professionnel. La signature électronique est une excellente solution pour sécuriser et rendre les mails d’une entreprise plus sérieux. Le site Actu Finances vous explique comment signer un document reçu par mail et le renvoyer.

Signature électronique : définition

À l’instar de l’émargement manuscrit sur un document papier, la signature électronique permet de prouver et authentifier un courrier reçu par mail. Dans l’univers professionnel, le seing électronique n’est pas un simple symbole. Il comprend l’identité visuelle et les références de l’auteur du mail. Il s’agit donc d’une forme de carte de visite, car il comprend les renseignements essentiels à connaitre sur l’entreprise et un lien sur son site de référence.

La signature d’un document reçu par mail garantit l’intégrité des échanges et aide le destinataire à s’assurer de l’identité de l’expéditeur. Le principal objectif de cet outil est donc de confirmer la source d’une information numérique.

Par ailleurs, le destinataire a l’assurance que les données contenues dans le courrier électronique n’ont pas été manipulées ou modifiées par une tierce personne.

Quels sont les prérequis pour apposer une signature électronique ?

Vous recevez souvent des documents par mail qui nécessitent votre signature ? Pour signer un document électronique avant de le renvoyer, vous devez d’abord choisir la forme qui convient le plus à vos besoins ainsi qu’à ceux de vos interlocuteurs. L’outil dont vous vous servirez pour intégrer votre signature sur le document doit aussi être sélectionné en amont.

Les différentes méthodes de signature électronique

Pour signer un fichier reçu par mail, vous pouvez opter pour la technique basique. Elle consiste à apposer un scan de votre signature manuscrite. Elle est facile à mettre à place et est adaptée au paraphage des fichiers internes à l’entreprise ou aux échanges informels.

Nous ne recommandons pas cette technique pour les signatures de contrats ou de documents officiels, car elle ne présente pas les garanties suffisantes. Pour assurer l’authenticité et l’intégrité d’un courrier important, privilégiez le seing électronique avancé. Il repose sur un certificat numérique délivré par un prestataire de services de certification électronique (PSCE). Il offre un niveau de sécurité et de reconnaissance légale plus avancé que la forme basique.

Pour plus de fiabilité, misez sur une signature qualifiée. C’est l’équivalent de l’émargement manuscrit. Elle est obtenue suite à l’usage d’un dispositif sécurisé de création de signature électronique (DSSCE) et d’un certificat numérique qualifié. Il s’agit donc de l’option la plus efficace pour les fichiers à enjeux importants tels que les actes notariés ou les contrats commerciaux.

Les outils dédiés à l’émargement électronique

Une fois la méthode choisie, vous devez passer aux outils adaptés. Certaines applications de messagerie, telles que Gmail ou Microsoft Outlook, proposent des fonctionnalités intégrées pour la signature de documents. Ces logiciels permettent donc de parapher les courriers depuis l’interface de la boite mail.

Si vous recherchez des fonctionnalités avancées pour signer les documents reçus par mail, les solutions précédentes présentent des limites. Tournez-vous plutôt vers les services en ligne. Ils offrent la possibilité d’émarger électroniquement des fichiers et garantir leur traçabilité. Ce sont surtout les solutions les plus adaptées pour apposer un seing électronique avancé ou qualifié.

Les étapes de la signature électronique et du renvoi d’un mail

Après avoir effectué toutes ces sélections au préalable, vous devez suivre des étapes précises pour signer vos courriers électroniques avant de les renvoyer :

1. Téléchargez le document envoyé en pièce jointe par mail.
2. Ouvrez le fichier avec l’outil de signature électronique que vous avez sélectionné en amont.
3. Appliquez votre seing numérique, en suivant les instructions de sécurité et de confidentialité associées à la forme choisie.
4. Enregistrez le document sur lequel vous avez appliqué votre sceau.
5. Assurez-vous de conserver le format d’origine et de ne pas apporter de modifications au contenu du fichier.
6. Renvoyez le document signé à l’expéditeur en réponse directe au mail reçu.
7. Conservez une copie du fichier paraphé pour votre propre usage ou pour apporter un justificatif en cas de besoin.

En résumé, la signature d’un document électronique est souvent négligée par les sociétés. Il est pourtant question d’un outil qui peut améliorer le caractère professionnel de vos échanges avec vos collaborateurs, vos clients ou vos fournisseurs. En fonction du type de document que vous recevez fréquemment, sélectionnez la méthode d’émargement numérique la plus adaptée. Invitez également vos collaborateurs à personnaliser l’émargement avant de renvoyer les documents signés.