Gestion des factures fournisseurs étrangères : ce qu’il faut savoir

Votre entreprise envisage de s’approvisionner en matières premières à l’étranger ? La comptabilisation des factures fournisseurs hors France peut se révéler assez complexe, surtout lorsque des devises étrangères sont concernées. Découvrez ici l’essentiel à savoir pour une gestion irréprochable de vos factures fournisseurs étrangères, entre méthodes de paiement, conversion des devises ou encore autoliquidation de la TVA.

Comment comptabiliser une facture fournisseur étrangère ?

L’enregistrement comptable d’une facture établie en devise étrangère nécessite une conversion en euros. Il s’agit là de l’un des principaux défis de la comptabilisation d’une facture fournisseur étrangère. La conversion doit être faite selon le taux de change en cours le jour même de l’opération.

Ainsi, si votre fournisseur est une entreprise suisse, vous devrez convertir le montant de la facture du CHF à l’euro avant de l’enregistrer dans vos registres. Si le taux de change varier entre le moment où la facture est reçue et celui où le paiement est effectué, le gain ou la perte qui en résultent devront être enregistrés dans les comptes. Cliquez sur le lien suivant pour voir plus d’informations à ce sujet.

L’autoliquidation de la TVA

Lorsque vous recevez une facture émise par un fournisseur localisé à l’étranger, vous êtes tenu de déclarer et de payer la TVA française pour le compte de ce fournisseur : on parle d’autoliquidation de la TVA. Cela permet de simplifier les transactions internationales, puisqu’avant la naissance du dispositif d’autoliquidation, les entreprises étrangères qui vendaient des biens en France étaient tenues de s’immatriculer auprès du fisc français.

L’autoliquidation doit être réalisée au plus tard quinze jours après la date d’émission de la facture ou la livraison des biens acquis. Autrement, vous pourriez écoper d’une amende d’un montant égal à 5 % de la somme non déclarée.

Comment payer vos fournisseurs étrangers ?

Si vous entretenez des relations commerciales avec des entreprises situées hors de France, il se peut que vous rencontriez quelques difficultés en ce qui concerne le paiement de leurs factures. Vous avez le choix entre plusieurs méthodes de paiement qui possèdent chacune leurs avantages et inconvénients.

Ainsi, les virements bancaires sont généralement rapides et peu coûteux, mais vous devrez vous acquitter des frais de la transaction. Vous pouvez aussi opter pour l’envoi d’un chèque à votre fournisseur. Ce dernier le communiquera à sa banque et sera payé. L’utilisation de chèque est cependant soumise à des règles différentes selon le pays. On peut aussi mentionner :

• Le prélèvement bancaire : les sommes dues sont prélevées automatiquement du compte de l’importateur avec son accord préalable, suivant un prélèvement Core ou un prélèvement B2B ;
• Les lettres de crédit : la banque de l’importateur garantit le paiement du fournisseur à condition qu’il présente un ensemble de documents d’exportation. L’inconvénient de cette solution de paiement est son coût majoré par la garantie de la banque ;
• L’encaissement documentaire : une fois les biens expédiés, la banque de l’importateur reçoit les documents d’exportation. Ce dernier ne les recevra que lorsque le fournisseur aura été payé ;
• L’effet de commerce : cette méthode de paiement peut prendre la forme d’une lettre de change ou d’un billet à ordre. Dans le premier cas, le fournisseur ordonne à l’importateur d’effectuer le paiement à une date spécifique ; et dans le second cas, l’importateur émet une reconnaissance de dette.

L’utilisation d’outils dédiés pour une gestion facilitée des factures fournisseurs étrangères

Si vous devez traiter régulièrement un volume important de factures émises par des fournisseurs étrangers, cela peut vite devenir fastidieux et conduire à des erreurs ou à des oublis. Un logiciel de facturation peut alors être une bonne idée pour faciliter la gestion de vos factures fournisseurs étrangères, grâce à des fonctionnalités comme la centralisation et le stockage des factures, le paiement en devises, l’automatisation des méthodes de paiement et des dates de paiement.